Spesso non è facile scegliere una location per eventi, capace di ospitare in maniera perfetta l’evento che si ha in mente di realizzare. Questo perché le location sono moltissime e tutte con caratteristiche diverse e spesso tutte interessanti e potenzialmente utili alla causa. Ma ci sono alcuni accorgimenti che si possono mettere in campo per non sbagliare.
Sempre consigliabile effettuare, prima di ogni altro passaggio, una ricognizione fra contatti e risorse web onde capire su quale tipologia di location orientarsi e, soprattutto, operare una prima importante scrematura fra le strutture visionate. Avendo focalizzato l’attenzione solo sulle location che a grandi linee potrebbero essere adatte, infatti, si riduce il numero di opzioni e dunque si inizia ad avere una visuale più nitida. Evitando sprechi di tempo e risorse.
Scegliere una location per eventi: ubicazione
Prima di ogni cosa occorre capire la posizione della location, ovvero in quale zona si trova e se è facilmente raggiungibile dai partecipanti. A meno che non si tratti di una grande convention o di un grande congresso internazionale, dove si può scegliere una location non tenendo eventualmente conto di questo fattore, l’ubicazione della struttura è fondamentale.
Per cui occorrerà valutare tutte le opzioni, prima fra tutte la presenza di mezzi di trasporto e la vicinanza a parcheggi, stazioni e aeroporti: le esigenze di mobilità dei partecipanti sono infatti decisive onde restituire un feedback complessivamente positivo. Se infatti dovesse risultare troppo complicato o faticoso raggiungere la location, l’esperienza positiva dell’evento potrebbe risultare intaccata da questo fattore.
Quanti partecipanti?
Un altro fattore decisivo nello scegliere una location per eventi è quello del numero dei partecipanti, che orienta in maniera fondamentale l’organizzatore. Se infatti si prevedono mille partecipanti, sarà perfettamente inutile valutare location dalla capienza inferiore. Le dimensioni in questo contesto contano moltissimo, sono anzi fondamentali.
Tipologia di evento
Un altro elemento da valutare attentamente è poi la tipologia di evento che vogliamo organizzare. Ogni evento la sua location, si dice, e non c’è detto maggiormente rispondente al vero: ogni occasione ha infatti delle caratteristiche precipue che lo rendono più affine ad una tipologia specifica di struttura eventistica. Tutto varia in base al significato e al senso dell’evento che si vuole organizzare, a quale target coinvolge.
Qui la scelta dipende totalmente dalla tipologia di evento, da chi lo organizza e dal tipo di pubblico che vi parteciperà. E nessuno più dell’organizzatore conosce la chiave di lettura dell’evento e sulla base di quella può scegliere una location per eventi adatta allo scopo.
Scegliere una location per eventi: il sopralluogo
Un ultimo elemento che non va mai sottovalutato nella scelta di una location per eventi è il sopralluogo: solo vedendo e toccando con mano la struttura (o le strutture) inserite nella rosa di opzioni, sarà possibile comprendere quale sia la migliore. Per come è tenuta, per come riesce a colpire l’occhio e per la qualità e la competenza dello staff.
Non va infatti mai sottovalutato l’aspetto umano delle location per eventi, dietro alle quali ci sono team di professionisti che lavorano ogni giorno per fornire servizi e strutture all’altezza delle richieste di clienti, event organizer e partecipanti.
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Photo in evidenza – Pixabay