La scelta giusta eleva l’esperienza

La location del nostro evento può influenza profondamente la riuscita dello stesso. Una location ben scelta può trasformare un evento medio in un’esperienza memorabile e rendere l’evento più attraente per i partecipanti. la scelta della location giusta può influenzare l’immagine e la percezione degli ospiti nei confronti dell’evento. Una location elegante e ben curata può far percepire l’evento come un’occasione di alta qualità per socializzare, apprendere o divertirsi. Una location accattivante in grado di suscitare emozioni positive negli ospiti può portare a un aumento della partecipazione all’evento, migliorando la reputazione dell’organizzatore.

Se sbagliamo location, i rischi sono innumerevoli. Capienza non adatta, spazi non consoni o non confortevoli. Logistica complessa o ricca di impedimenti tecnici. Mancata o parziale accessibilità, difficoltà di raggiungere la location, tecnologia non all’avanguardia, personale non preparato. L’insuccesso dell’evento passa quasi al 70% dalla scelta della location. 

Quali sono allora gli elementi fondamentali da valutare quando si cerca una location per eventi?

1) Qual è la capienza massima delle sale o degli spazi disponibili?

La capienza è un concetto che va declinato in maniera dinamica a seconda dell’uso che si vuol fare di quello spazio. Un determinato ambiente con determinati numeri può infatti essere perfetto per un evento e inadatto per un altro sebbene abbiano lo stesso numero di ospiti; e non parliamo solo di tipologie bensì anche e soprattutto di disposizione e di geografia degli spazi. Una mostra d’arte con opere a parete, a parità di capienza, richiederà infatti uno spazio diverso rispetto ad una mostra con opere su cavalletti, per via della loro disposizione geografica e della potenziale distribuzione del pubblico.

2) La location dispone di attrezzature tecniche e infrastrutture adatte?

Ogni location ha delle caratteristiche tecniche e tecnologiche, oltre che infrastrutturali precise. E se l’evento che vogliamo organizzare non sposa quelle caratteristiche (e viceversa) non c’è molto da discutere. Quando si sceglie una location per un congresso o per uno spettacolo musicale, per esempio, va da sè che le carattristiche richieste siano diverse. 

3) È possibile personalizzare la location?

L’evento, molto spesso, necessita di una personalizzazione degli spazi. Pensiamo a colonne o pareti da “vestire”, a totem, scenografie, adesivi a terra e molto altro. Se la location non si presta, è meglio soprassedere. Se la location invece è adatta alla personalizzazione e magari fornisce anche un servizio di allestimenti e creatività, firma subito!

4) Ci sono restrizioni su fornitori esterni o catering?

Questo è un argomento molto delicato, perchè potremmo voler portare un catering o un service audio/video/luci esterno con cui abbiamo già degli accordi. In alcuni casi, potremmo invece voler valutare la proposta interna, dei fornitori della location, che presentano il grande vantaggio di conoscere bene la struttura. In questa circostanza, si valuta caso per caso.

5) La location è accessibile alle persone con disabilità?

Tema di enorme importanza, che non va mai e poi mai sottovalutato. L’accessibilità un fattore chiave per un evento che deve dirsi inclusivo e per questo già di successo. Rampe, posti riservati, servizi e tutto quanto necessario ad una completa e totale accessibilità DEVE esserci. 

6) Ci sono parcheggi adeguati o alternative di trasporto disponibili?

In quale zona si trova? È facilmente raggiungibile dai partecipanti?  L’ubicazione della struttura è fondamentale. Per cui occorrerà valutare tutte le opzioni, prima fra tutte la presenza di mezzi di trasporto e la vicinanza a parcheggi, stazioni e aeroporti: le esigenze di mobilità dei partecipanti sono infatti decisive onde restituire un feedback complessivamente positivo. Se infatti dovesse risultare troppo complicato o faticoso raggiungere la location, l’esperienza positiva dell’evento potrebbe risultare intaccata da questo fattore.

7) Quali sono la politica di cancellazione e le condizioni contrattuali?

Qui si entra molto nel tecnico e ogni location applica condizioni del tutto specifiche. Occorre quindi valutare, in base al progress dell’evento e alle variabili in campo (ad esempio possibile annullamento, date non certe o difficoltà nel reperire i relatori etc…).

Ultimo step: il sopralluogo

Un ultimo elemento che non va mai sottovalutato nella scelta di una location per eventi è il sopralluogo: solo vedendo e toccando con mano la struttura (o le strutture) inserite nella rosa di opzioni, sarà possibile comprendere quale sia la migliore. Per come è tenuta, per come riesce a colpire l’occhio e per la qualità e la competenza dello staff.