Saremmo tentati di dirvi che la location è decisiva. Ma insieme alla location giusta, serve molto altro. Come organizzare un meeting aziendale di successo? Come raggiungere gli obiettivi prefissati in fase di brainstorming? Abbiamo sintetizzato per voi i cinque punti che possono dare un boost al vostro meeting aziendale.
Obiettivo
Senza un obiettivo ben preciso e stabilito, nessuno sforzo potrà aiutare. In nessun settore o ambito della vita. Per cui, anche quando organizziamo un meeting aziendale dobbiamo chiederci qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere. E soprattutto quali decisioni possiamo o dobbiamo adottare per raggiungerlo? Chi sono i “key stakeholder” che dobbiamo intercettare e toccare con la nostra comunicazione? Perchè stiamo organizzando il meeting? Insomma, se non sappiamo cosa vogliamo, sarà difficile che l’evento riesca.
Pianificazione
Quando ci chiediamo come organizzare un meeting aziendale, dobbiamo sempre pensare ad una precisa e meticolosa pianificazione. Stabilire tempi e consecuzione delle fasi dell’evento, magari suddividendo per blocchi e momenti specifici in cui ognuno dei partecipanti o dei gruppi possa riconoscersi e sentire incentivata la propria partecipazione. Un elemento fondamentale risiede, poi, nel non dilungare eccessivamente l’evento con momenti “pesanti”, non aderenti allo spirito dell’evento oppure troppo autocelebrativi.
Cerchiamo di non inserire punti non necessari e di limare alla perfezione i tempi così da rendere l’esperienza godibile e allo stesso tempo non stressante. Insomma, un evento riuscito non è mai un evento che si trascina. A questo proposito è molto importante assegnare un “responsabile” ad ogni momento dell’evento, cosicché ci sia uno stretto controllo su ogni fase dello svolgimento e, dopo, un report sull’andamento.
Location
Qui giochiamo (ancora di più) in casa. Prima di ogni cosa occorre studiare la posizione della location, ovvero in quale zona si trova e se è facilmente raggiungibile dai partecipanti: l’ubicazione della struttura è fondamentale. Per cui occorrerà valutare tutte le opzioni, prima fra tutte la presenza di mezzi di trasporto e la vicinanza a parcheggi, stazioni e aeroporti. Le esigenze di mobilità dei partecipanti sono infatti decisive per restituire un feedback positivo.
Un altro fattore decisivo (fra i tanti) nello scegliere una location per eventi è quello del numero dei partecipanti, che orienta in maniera fondamentale l’azienda nella scelta. Se infatti si prevedono mille partecipanti, sarà perfettamente inutile valutare location dalla capienza inferiore. Le dimensioni in questo contesto contano moltissimo, sono anzi fondamentali. Insieme alla presenza di spazi polifunzionali: se il nostro evento prevede anche una cena di gala, per esempio, dovremo cercare una location che abbia una sala plenaria e una sala per servire la cena.
Comunicazione
Oltre a preoccuparci di come organizzare un meeting aziendale, dobbiamo pensare a come comunicarlo in maniera efficace. Assicuriamoci di inviare sempre gli inviti per tempo, con un anticipo tale da permettere agli invitati e ad eventuali ospiti di organizzarsi e confermare la propria presenza. Nell’invito ricordiamo sempre di inviare informazioni precise e non frammentarie: location, orari, eventuale dress code, contatti RSVP e via dicendo.
Il giorno prima del meeting, questo può essere un plus interessante, inviamo un promemoria agli invitati così da ricordare loro l’appuntamento in maniera garbata e discreta. Manifestando interesse e cura, e ottenendo magari anche delle conferme indirette.
Professionalità
Inizia in tempo, finisci in tempo. Incoraggia la partecipazione degli ospiti e fai da tessitore in caso di scostamenti dal tema centrale, così da rendere ogni passaggio un upgrade della giornata o della serata. E soprattutto, chiedi agli ospiti un feedback dell’evento, così da capire dove si può migliorare e quali sono i punti di forza. Tieni il focus concentrato sempre sugli ospiti e sull’obiettivo del meeting: per questo è stato organizzato e su questo deve girare sempre.
Come organizzare un meeting aziendale di successo? Fai le cose per bene
Possiamo chiudere questa breve guida in 5 punti su come organizzare un meeting aziendale di successo con un consiglio molto semplice: fai sempre le cose per bene. E non tralasciare mai l’aspetto fondamentale: le persone. Parlaci, intrattieni conversazioni, ascolta il feedback e fai un follow up adeguato. Gli eventi, aziendali o di altro tipo, sono fatti di persone. E il successo o meno di un evento lo decretano sempre le persone.
Photo – Pexels
PER IL TUO MEETING AZIENDALE A ROMA, SCEGLI LA NOSTRA LOCATION