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Location per eventi - La costruzione dell'immagine

Location per eventi – La costruzione dell’immagine

Una location per eventi non può mai sottovalutare il valore dell’immagine. Specie in un contesto sempre più social, dove le immagini sono spesso l’elemento che l’utente medio valuta onde costruirsi un’opinione. Ma non da oggi l’immagine è fondamentale per un’attività imprenditoriale: è difficile pensare a qualcuno che prima dei social avesse piacere a presentare la propria location non in modo attrattivo. E che dopo non abbia registrato un calo importante.

Immagine della location per eventi – Cambiano le modalità

Questo per sottolineare come siano cambiate solo le modalità di costruzione e presentazione della propria immagine, ma non certo l’importanza che ad essa si conferisce. Allora possiamo distinguere due modi di costruire e migliorare la propria immagine: il web (con i social) e l’aspetto estetico/operativo. Non sfugge come i due ambiti siano strettamente collegati, dato che una location per eventi poco curata o mal tenuta sarà difficile, anche con il miglior fotografo del mondo, da mostrare come perfetta. Dunque su due piani occorre muoversi.

Partiamo dall’aspetto estetico/operativo, che vede sempre la segreteria organizzativa al centro di ogni attività: programmare, scadenzare e controllare ogni tipo di intervento su strutture e infrastrutture, analizzare possibili miglioramenti e azioni atte a conferire qualcosa in più. Questo è il primo obiettivo di un Global Service di location per eventi.

Il ruolo dello staff

Sapere quando, dove e come intervenire per mantenere la location sempre al massimo delle sue potenzialità e della sua estetica, lavorando ”con gli occhi” per entrare nella mente del potenziale cliente e del fruitore. C’è qualche miglioria che può andare incontro alle rinnovate esigenze di immagine di una location? Dove puntare per rendere la dimensione visuale più attrattiva e dunque più competitiva? Il lato operativo poi è di vitale importanza, perché potremmo avere una location per eventi bellissima, curatissima e di grande appeal ma di scarsa operatività dal punto di vista dello staff. Un ottimo rapporto con il cliente (o potenziale) rientra in questo discorso, perché nella mente di chi visita la location i due elementi si salderanno in una sola immagine: bella e organizzata.

Immagine web e social

Passiamo al lato web (e social). Tutto passa per due canali: le immagini (e i video) e il rapporto con gli utenti. Se posteremo immagini di scarsa qualità o di concetto zero anche i nostri sforzi per rendere all’altezza la location saranno vani. Se abbiamo foto della location troppo al di sotto della media qualitativa è opportuno non pubblicarle, onde non scalfire un’immagine costruita nel tempo. C’è poi il rapporto con gli utenti (followers): rispondere ai commenti, ai quesiti, alle critiche e ai complimenti.

Dare seguito tempestivamente a messaggi e segnalazioni, fornendo info utili e riferimenti immediatamente contattabili. Condividere contenuti ritenuti eticamente e culturalmente costruttivi. L’immagine di una location per eventi passa anche per il rapporto che si crea con chi ci scrive o ci contatta: la sostanza va di pari passo con la forma. Se una delle due manca, l’immagine ne uscirà necessariamente incrinata.

Photo – Auditorium del Massimo Instagram profile

Location per eventi - Recensioni e accountability

Location per eventi – Recensioni e accountability

Una location per eventi presente sul web e sui social deve aver a che fare con le recensioni. Cioé con il giudizio che gli utenti esprimono sul servizio offerto. Le recensioni sono un qualcosa di temutissimo, poiché si ritiene erroneamente che esse possano costruire una immagine negativa della propria attività sulla rete o sui social. Prima di proseguire nell’analisi di questo argomento, occorre però fare una precisazione decisiva: fondamentale è saper distinguare fra recensioni genuine e recensioni infedeli. Molti propongono metodi fantasiosi per imparare a distinguere, ma la cartina tornasole è semplicissima: conoscere e curare la qualità del proprio lavoro.

Location per eventi – Riconoscere le recensioni ”infedeli”

Una location per eventi che goda di un portafoglio di clienti consolidato e in crescita, conscia della qualità e dell’impegno del proprio operato, saprà ad istinto riconoscere un ”recensore” infedele da uno che invece legittimamente suggerisce un miglioramento o segnala un disservizio esistente. Appurato questo punto, come gestire le recensioni web e social? Come mantenere e se possibile accrescere l’accountability virtuale della propria location per eventi? In primo luogo occorre considerare le recensioni sul web e sui social come degli stimoli, non come dei giudizi insindacabili. Un utente che si complimenta per il lavoro svolto o per le condizioni della location dovrà essere un pungolo per mantenere un alto standard e, se possibile, aumentarlo.

Una recensione negativa, se connotata da costruttività e basata su evidenze concretamente riscontrabili, dovrà sempre essere motivo di dialogo con l’utente e mai di scontro o diverbio. E, in secondo luogo, punto di partenza per il miglioramento di quella prestazione o di quel servizio. Una location per eventi, specie se capace di ospitare un numero alto di clienti ogni anno, si presta per sua natura ad essere oggetto di numerose recensioni e opinioni sul web e sui social; sarà dunque il mix fra un lavoro svolto con zelo e professionalità e una presenza positiva sul web a determinare quella che possiamo definire una ”accountability” virtuale.

Accountability online e vantaggi commerciali

Cioé la possibilità che quelle recensioni e la disponibilità del proprietario ad interloquire con gli utenti, spingano un potenziale cliente a ”fidarsi” della location, contattandola prima fra altre per il proprio evento. La credibilità online è un requisito che oggi ogni azienda, e specialmente una location per eventi deve avere onde strutturare una corretta presenza sul web e, così facendo, avvicinare potenziali clienti. L’utente, dunque, non va mai visto come portatore di rimproveri o di reprimende, ma sempre di spunti di riflessione e di miglioramento; dunque è necessario usare sempre un ”tone of voice” corretto ed educato. Rimandando, qualora l’utente si spinga troppo oltre nel tenore delle sue considerazioni, all’approfondimento di un legale che sappia valutare gli estremi di un’azione a tutela dell’immagine della location e del suo staff organizzativo.

Photo – Pixabay

Location per eventi - La sicurezza

Location per eventi – La sicurezza

Una location per eventi non ha solo il dovere di soddisfare le esigenze dei propri clienti in tema di riuscita, ma anche e soprattutto di rispettare le norme di sicurezza. Senza elencare nel dettaglio tutte le normative che sovrintendono allo svolgimento di eventi in pubblico, basti dire che la credibilità di una location, e dunque la sua ”accountability” verso privati e agenzie passa anche per il livello di sicurezza. Assicurare ai partecipanti, agli organizzatori, allo staff, ai lavoratori e alla segreteria della location un adeguato livello di sicurezza è basilare per essere considerati nel novero dei luoghi migliori per lo svolgimento di eventi, specie se di alto livello.

Una location per eventi sicura, il cui global service sia conscio e attento al rispetto di tutte le normative vigenti, è un punto a favore agli occhi di ogni agenzia di organizzazione eventi che cerchi il ”posto giusto”. Ma quali sono gli elementi imprescindibili per essere sempre in regola con le norme di sicurezza? In primo luogo effettuare regolari sopralluoghi, onde tenere sempre sotto controllo lo stato dei luoghi e delle attrezzature; solo così si può avere sempre il tasto della situazione, e notare quei dettagli che presi dalla frenesia degli eventi potrebbero comprensibilmente sfuggire.

In secondo luogo affidarsi a partners qualificati e dotati di tutte le autorizzazioni di legge per effettuare interventi e manutenzione a strutture ed impianti; se infatti il personale della location per eventi può individuare e scadenzare interventi e revisioni, dovrà poi per la loro concreta attuazione rivolgersi ad aziende specializzate. Si pensi ad esempio agli impianti antincendio, a quelli di allarme o piuttosto a quelli elettrici. In terzo luogo contribuire sempre ad un corretto e sostenibile utilizzo della location, sia durante la stagione più intensa che durante i periodi di relativa calma; una location in buone condizioni è infatti, per definizione più sicura perché le sue strutture ed infrastrutture necessiteranno il più delle volte solo di interventi programmati e revisioni di legge degli impianti.

Una location per eventi, dunque, deve badare con particolare attenzione alla sicurezza, perché al suo interno circola un numero altissimo di persone, la cui salvaguardia ed incolumità va messa al primo posto fra le priorità. Una location sicura, a parità di servizi con un’altra meno sicura, sarà sempre la migliore: e le agenzie di organizzazione eventi conoscono bene il valore della sicurezza quando effettuano la loro scelta.

Location per eventi - I social media

Location per eventi – I social media

I social media possono essere una vera miniera d’oro di contatti e di conversioni. Una location per eventi può trarne benefici di vario genere. Ma prima di vedere il perché, accenniamo brevemente a quello che è un passaggio imprescindibile: la scelta dei social da utilizzare. Anche se può non apparire immediatamente intuitivo, ogni attività imprenditoriale ha i ”suoi” canali social; e per converso non è detto che un’azienda debba utilizzare per forza tutti i social disponibili. Utilizzare un social che non riscuote appeal nel segmento di riferimento, ad esempio, porta con sé perdita di tempo e di risorse che potrebbero essere destinate altrove.

Location per eventi: quali social usare?

Ma come capire qual è il canale social più adatto ad una location per eventi? La risposta è quasi disarmante: con l’esperienza. Solo analizzando il comportamento e l’engagement del pubblico di ogni singolo social è possibile capire su quale (o quali) investire risorse umane ed economiche. Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter e Youtube sono i mezzi più usati e fra questi ci si orienterà per capire quale sia la miglior piattaforma per i propri contenuti. Un ruolo fondamentale giocano anche i materiali di cui si dispone: foto e video di eventi, interviste, rassegna stampa…

Una volta stabilito cosa pubblicare e dove pubblicarlo, occorre costruire una strategia social capace di coinvolgere via via sempre più pubblico; in questo ci possiamo far aiutare dal sito web che, come dicevamo QUI, può essere un valido contenitore cui attingere e, nel contempo, portare visitatori di qualità. Una location per eventi può fare uso in maniera efficace dei social media, a patto di aver individuato preventivamente i punti di forza della sua struttura e della sua organizzazione; storytelling coinvolgente, elementi di copy efficaci e comparto creatività capace di donare luce alle immagini: questi gli elementi atti a costruire una strategia social per location.

Le storie, le persone, i risultati

Quando si parla di organizzazione e housing di eventi non bisogna mai sottovalutare l’interesse che il pubblico social ha per le storie: le persone dietro gli eventi, il lavoro, le idee, i risultati. La nostra location, l’Auditorium del Massimo, ha puntato forte sul percorso fatto da quando la Think UP ne ha assunto la gestione in Global Service: restyling strutturale e infrastrutturale. Si è partiti da un’idea di location, passando per la scelta dei colori, degli amibienti, delle tecnologie, dei partners.

E alla dimostrazione dei risultati ottenuti.Il concetto chiave che occorre tener presente, in conclusione, è che i social media sono piattaforme nate per le persone. E a questo scopo lentamente stanno tornando. Dunque mai ragionare come se si stesse solo vendendo un prodotto: raccontiamo una storia, prima di tutto. Una location per eventi ha tutto quel che serve per strutturare una strategia social efficace, duratura e capace di finalizzare rapporti commerciali. Partire dalle persone, dagli utenti e dai clienti: loro sono il motore della strategia social.