Una location per eventi, specialmente a Roma, necessita di un team capace di affrontare ogni tipo di evenienza. Un team organizzato ed esperto, che abbia bene in mente priorità e meccanismi; Think UP, che gestisce in Global Service l’Auditorium del Massimo, ha costruito la propria autorevolezza e credibilità nel tempo grazie all’organizzazione di eventi di successo ad altissimo livello.
C’è un elemento che chi organizza eventi o gestisce location non può mai trascurare: la calendarizzazione precisa e puntuale di scadenze e appuntamenti. In apparenza questa attività può sembrare facile o addirittura di routine, ma chi organizza eventi specie se complessi sa bene che non esiste routine al di fuori della continua integrazione di procedure e richieste del cliente.
Location per eventi – Attività ordinarie e straordinarie
Gestire una location per eventi significa strutturare la quotidianità aziendale in modo da tenere sempre ben distinte le varie attività ordinarie di cui essa ha bisogno, intersecandole con le richieste esterne e gli appuntamenti che una società di organizzazione eventi per sua natura comporta. Dunque l’organizzazione è il quid decisivo per chi organizza eventi e gestisce grandi location, come l’Auditorium del Massimo; nel sapere quando e come strutturare il proprio calendario attività risiede uno dei segreti più importanti per una gestione fruttuosa.
Sapere quando sono in programma interventi periodici di manutenzione alla struttura, per esempio, così da non incrociarli con sopralluoghi e site inspections, che specialmente in location per eventi dai grandi spazi come l’Auditorium del Massimo richiedono una completa fruibilità della struttura. Questo è solo uno degli innumerevoli esempi che si possono fare in relazione alla gestione di realtà complesse.
Lo strumento della programmazione
Specialmente nei periodi più intensi, quando la stagione degli eventi è al suo apice lo strumento della programmazione è decisivo anche per non incorrere nel rischio di burnout, dovuto alla necessità di evadere numerose richieste in tempi sempre più contingentati.
A questo fine gioca un ruolo chiave la capacità di strutturare un team di lavoro in cui i ruoli siano ben definiti, ma al tempo stesso possa fruire di una ”intercambiabilità” temporanea senza che la qualità del lavoro ne risulti intaccata. Cosa serve per organizzare eventi e gestire una location di livello? Una lista delle ”cose da fare” o una ”to do list” costantemente integrata, che non lascia mai spazio all’improvvisazione perché da essa dipende, in grossa parte una ”customer experience” positiva, foriera di fidelizzazione del cliente.
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