Segreteria organizzativa e regia in una location per eventi sono vitali. Hanno la capacità di coordinare e strutturare ogni attività concordata con il cliente. Una location che non disponga di una segreteria dall’esperienza consolidata rischia di andare sempre in difficoltà. Qui all’Auditorium del Massimo, grazie all’esperienza ormai decennale della Think UP (Global Service da più di tre anni della location) il sistema organizzativo è rodato e improntato ad una stretta calendarizzazione di ogni attività.
Che sia legata alla gestione della location per eventi oppure alla realizzazione del singolo evento, ogni azione che la segreteria e lo staff pongono in essere è orientata al raggiungimento di un obiettivo. Ogni comparto dell’Auditorium del Massimo, passando per i consulenti e i partners, risponde alle direttive concordate con la segreteria organizzativa.
Specialmente in caso di eventi in location, è necessaria la presenza di una segreteria e di uno staff totalmente allineati sulle esigenze del cliente: così da strutturarle in sintonia con le capacità e le potenzialità della location. Seguire e gestire gli interventi e i passaggi fondamentali affinché la gestione dell’evento sia fluida e lineare, così da ridurre al minimo la possibilità di disservizi e di problematiche legate allo svolgimento dello stesso. E, in caso di problemi, intervenire in maniera rapida ed efficace. Coordinando le varie fasi dell’intervento e preservando la struttura e l’evento da interruzioni o blocchi delle attività. Una location per eventi di livello, come l’Auditorium del Massimo, è un corpo solo con la sua segreteria organizzativa.
Scegliere una location per eventi adeguata al proprio obiettivo non può mai prescindere dalla valutazione di una segreteria organizzativa all’altezza, rodata dall’esperienza. La chiave del successo risiede nel consegnare un evento ”chiavi in mano”. Audio, video, luci, scenografie, transfer, catering, hostess & steward, interpretariato, comunicazione. Servizi coordinati dalla segreteria organizzativa, vertice apicale di un processo tendente ad un solo obiettivo: il successo.
Photo – La segreteria riunioni dello staff dell’Auditorium del Massimo