Una location per eventi deve sempre fare i conti con la questione spazi. Sia che si tratti di una struttura di piccole dimensioni, sia che si tratti di una struttura dagli spazi ampi e diversificati, come è l’Auditorium del Massimo. Una location per eventi a Roma deve poi aver a che fare con la dinamica tipica delle grandi città, ovvero la possibilità di eventi di vario ”taglio”, ognuno dei quali deve vedersi assegnato il giusto spazio e le giuste risorse.
Questione di non poco conto questa, a ben guardare, visto che lo svolgimento di un evento piuttosto che di un altro, oppure lo svolgimento di eventi multipli in contemporanea impatta necessariamente sulla gestione di una location per eventi. Gli spazi sono infatti un elemento cardine dell’attività di una location, poiché essi portano con sé una serie di elementi da non sottovalutare.
Location per eventi: spazi e tecnologie
In primo luogo strumentazioni e tecnologia; ogni spazio che una struttura mette a disposizione è in combinato disposto con attrezzature e strumenti, che necessitano di personale adeguato alla loro messa in opera durante un evento. Come insegna l’esperienza della Think UP, che gestisce in Global Service l’Auditorium del Massimo da più di tre anni, è sempre consigliabile valutare assieme al cliente quale spazio utilizzare.
Sebbene risulti sempre di grande impatto scegliere uno spazio molto grande per il proprio evento, quanto a suggestione ed effetto che potrebbe suscitare nel pubblico, in alcuni casi uno staff capace di individuare il ”giusto mezzo” potrebbe suggerire l’affitto di una sala più piccola.
Eliminazione di ”spazi morti”, individuazione di punti utili per l’accoglienza direttamente in sala e mille altri fattori potrebbero far optare per una soluzione diversa. Una location per eventi che voglia e sappia dare ad ogni evento il suo spazio deve saper modulare richiesta ed effettiva capacità degli spazi, studiando assieme al cliente tutte le soluzioni più corrette.
Le scenografie
In secondo luogo la presenza o meno di scenografie, che sono uno dei primi elementi da valutare quando si sceglie una sala piuttosto che un’altra; è infatti consigliabile, racconta l’esperienza acquisita sul campo, prediligere una sala con palco più ampio anche se ciò dovesse comportare qualche ”buco” fra il pubblico, ma salvaguardando l’integrità e la fattibilità dell’impianto scenografico.
Questo ragionamento ci dice espressamente che non sono sempre i numeri (anzi quasi mai) ad orientare le scelte degli spazi in una location per eventi: ogni evento, infatti, ha il suo spazio e la quantità di pubblico può non incidere significativamente quanto a spazi e misure. In questo gioca un ruolo fondamentale l’esperienza e la capacità dello staff organizzativo, il cui compito è assicurare che l’evento (o gli eventi) siano nella loro ”sede naturale”.