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Location per eventi a Roma - Come gestirla e come sceglierla

Location per eventi a Roma – Come gestirla e come sceglierla

Location per eventi, una definizione che può essere declinata in mille interpretazioni diverse. A Roma, poi, essa riveste significati del tutto peculiari rispetto a qualsiasi altra città italiana. In città esistono infatti molti ”luoghi” per eventi, fiere e congressi, ubicati in diverse zone del territorio; l’Eur in particolar modo è il quartiere universalmente riconosciuto come ”dedicato” alla congressualistica e ai grandi eventi.

L’Eur, mix fra indotto e congressualistica

L’Auditorium del Massimo, la nostra prestigiosa location per eventi, insiste proprio nel quartiere Eur. Elegante, con ampi spazi verdi, dotato di infrastrutture e luoghi di aggregazione, l’Eur da tempo ormai coniuga l’indotto economico e professionale derivante dal terziario alla dimensione della congressualistica e delle location. Intuendone il potenziale, la Think UP ha improntato la gestione in Global Service dell’Auditorium del Massimo al mix fra la consolidata tradizione della location e la progressiva vocazione dell’Eur per eventi e congressi: una scelta strutturata attraverso alcuni step ben precisi.

Target, strategia e comunicazione

Rinnovamento strutturale ed infrastrutturale della location, ridefinizione del target di riferimento, costruzione di una rinnovata strategia di comunicazione e commerciale. Gestire una location per eventi in Global Service, a Roma, richiede infatti una progettualità chiara, lineare e capace di incontrare le richieste di un pubblico sempre più esigente.

Non solo in fatto di accoglienza ma anche e soprattutto di necessità tecnologiche ed operatività: una location per eventi, al fine di intercettare una clientela via via più diversificata, deve saper costruire una proposta strutturata. Che sappia dare al cliente le risposte che cerca, intuendone i bisogni e soprattutto le aspirazioni: la location, infatti, può di per sé suggerire idee a chi intende organizzare un evento.

”Interpretare” la location

Occorre allora che il Global Service sia in grado di ”interpretare” una location, specie se grande e articolata in spazi diversificati: così da identificarne tutti gli aspetti in relazione a ciò che essi possono, di volta in volta, suggerire al cliente.

Photo – Istantanea da un evento in Sala Massimo © Auditorium del Massimo

Location per eventi: il valore dell'organizzazione

Location per eventi: il valore dell’organizzazione

Una location per eventi, specialmente a Roma, necessita di un team capace di affrontare ogni tipo di evenienza. Un team organizzato ed esperto, che abbia bene in mente priorità e meccanismi; Think UP, che gestisce in Global Service l’Auditorium del Massimo, ha costruito la propria autorevolezza e credibilità nel tempo grazie all’organizzazione di eventi di successo ad altissimo livello.

C’è un elemento che chi organizza eventi o gestisce location non può mai trascurare: la calendarizzazione precisa e puntuale di scadenze e appuntamenti. In apparenza questa attività può sembrare facile o addirittura di routine, ma chi organizza eventi specie se complessi sa bene che non esiste routine al di fuori della continua integrazione di procedure e richieste del cliente.

Location per eventi – Attività ordinarie e straordinarie

Gestire una location per eventi significa strutturare la quotidianità aziendale in modo da tenere sempre ben distinte le varie attività ordinarie di cui essa ha bisogno, intersecandole con le richieste esterne e gli appuntamenti che una società di organizzazione eventi per sua natura comporta. Dunque l’organizzazione è il quid decisivo per chi organizza eventi e gestisce grandi location, come l’Auditorium del Massimo; nel sapere quando e come strutturare il proprio calendario attività risiede uno dei segreti più importanti per una gestione fruttuosa.

Sapere quando sono in programma interventi periodici di manutenzione alla struttura, per esempio, così da non incrociarli con sopralluoghi e site inspections, che specialmente in location per eventi dai grandi spazi come l’Auditorium del Massimo richiedono una completa fruibilità della struttura. Questo è solo uno degli innumerevoli esempi che si possono fare in relazione alla gestione di realtà complesse.

Lo strumento della programmazione

Specialmente nei periodi più intensi, quando la stagione degli eventi è al suo apice lo strumento della programmazione è decisivo anche per non incorrere nel rischio di burnout, dovuto alla necessità di evadere numerose richieste in tempi sempre più contingentati.

A questo fine gioca un ruolo chiave la capacità di strutturare un team di lavoro in cui i ruoli siano ben definiti, ma al tempo stesso possa fruire di una ”intercambiabilità” temporanea senza che la qualità del lavoro ne risulti intaccata. Cosa serve per organizzare eventi e gestire una location di livello? Una lista delle ”cose da fare” o una ”to do list” costantemente integrata, che non lascia mai spazio all’improvvisazione perché da essa dipende, in grossa parte una ”customer experience” positiva, foriera di fidelizzazione del cliente.

Photo Copertina – Pixabay

Location per eventi a Roma, l'Auditorium del Massimo

Location per eventi a Roma, l’Auditorium del Massimo

Location per eventi situata nel quartiere EUR di Roma, zona vocata alla congressualistica. L’Auditorium del Massimo sorge su un’area complessiva di 3.000 mq ed è ubicato nel crocevia fra le principali reti di trasporto urbano ed extraurbano. Negli ultimi tre anni, con il supporto organizzativo della Think UP che lo gestisce in Global Service ha visto un restyling strutturale e infrastrutturale che l’ha posto in linea con le più moderne esigenze di mercato.

Location per eventi di ogni tipo

Oggi si presenta come location di prestigio, per sua natura e conformazione dedicata ad un’ampia tipologia di eventi congressi, convegni, convention, workshop, corsi di formazione, presentazione di prodotti, concerti, spettacoli teatrali, kermesse, e saggi di danza.

Più eventi contemporaneamente

Grazie alle sue spaziose sale congressi (FOTO E DESCRIZIONE), alcune delle quali modulari, l’Auditorium del Massimo è progettato per ospitare più eventi contemporaneamente, e si offre al segmento di mercato come un unicum, capace di strutturare offerte e pacchetti totalmente personalizzati.

Eventi cuciti su misura

Dalla progettazione grafica, passando per le scenografie e gli allestimenti, collegamenti satellitari, servizio catering, accomodation, servizio accoglienza ed interpretariato etc… In sintesi, all’Auditorium del Massimo ogni cliente ha la possibilità di costruire eventi cuciti su misura, in collaborazione con la segreteria organizzativa della Think UP, vero e proprio cuore pulsante della location

All’Auditorium del Massimo l’incontro tecnico Tuttonormel

Auditorium del Massimo eventi Tuttonormel location organizzazione opportunità saleGiovedì 7 Marzo 2019 si rinnova la collaborazione fra Auditorium del Massimo, location per grandi eventi di livello internazionale e Tuttonormel, storica rivista interamente dedicata alla normativa tecnica e di legge nel settore elettrico. Gli incontri tecnici promossi da Tuttonormel sono molto attesi dagli addetti ai lavori, perché permettono di essere informati sulle ultime novità normative e costituiscono la sede perfetta per discutere delle problematiche più spinose del settore.

Una grande occasione

Un’occasione per i professionisti che operano in questo segmento di aggiornarsi ulteriormente e approfondire passaggi significativi. L’Auditorium del Massimo si pregia di ospitare la data di apertura della serie di incontri promossi da Tuttonormel che si terranno in tutta Italia fino a fine Maggio 2019.

Un appuntamento di caratura nazionale, le cui risultanze hanno però un’eco che travalica i confini, visto che in tema di normative tecniche la legislazione italiana si interseca ormai naturalmente con quella europea.